Quản Lý Trung Tâm Đào Tạo Trên Crelapa: Đăng Ký Lớp, Điểm Danh Và Học Phí Ở Một Nơi

Học viên đăng ký qua Zalo, danh sách lớp nằm trong Excel, học phí ghi sổ tay, điểm danh trên giấy. Nhiều trung tâm tiếng Anh, lớp luyện thi hay phòng tập yoga vẫn đang chạy theo cách này. Nó vẫn ổn, cho đến khi trung tâm có thêm lớp thứ năm, học viên thứ năm mươi, và bạn không còn nhớ ai đã đóng học phí tháng này.

Tính năng quản lý trung tâm đào tạo của Crelapa gom mọi việc đó về một nơi. Học viên tự đăng ký lớp ngay trên website, bạn duyệt bằng một cú bấm và điểm danh từng buổi. Học phí tự sinh theo kỳ, sổ thu chi tự cập nhật. Bài viết này đi qua từng phần theo đúng hành trình của một học viên, từ lúc mở website đến lúc đóng học phí.

Vì sao quản lý trung tâm đào tạo bằng Excel và Zalo không còn đủ

Excel và Zalo đều là công cụ tốt, nhưng chúng không nối với nhau. Mỗi lần có người đăng ký, bạn chép tên từ tin nhắn sang danh sách lớp, rồi sang sổ học phí, rồi nhắn lịch học cho từng người. Mỗi lần chép là một lần có thể sai.

Đây là những rắc rối hay gặp nhất:

• Không biết lớp còn bao nhiêu chỗ: nhận quá sĩ số, hoặc từ chối nhầm người.

• Học phí quá hạn mà không ai nhắc: cuối tháng mới phát hiện còn vài khoản chưa thu.

• Phụ huynh hỏi lịch học, hỏi con có đi học đủ không: bạn phải lục lại sổ điểm danh mới trả lời được.

• Không biết tháng này lãi hay lỗ: tiền học phí và các khoản chi nằm ở hai nơi khác nhau.

Crelapa xử lý chuyện này bằng cách cho website và trang quản lý dùng chung một dữ liệu. Lớp bạn tạo trong trang quản lý chính là lớp hiện trên website. Người đăng ký trên website vào thẳng danh sách học viên của lớp. Tiền học phí bạn ghi nhận cũng tự thành một dòng thu trong sổ thu chi.

1. Tạo lớp học: lịch tuần, sĩ số và cách thu học phí

Mỗi lớp có tên, mô tả, ngày khai giảng, ngày kết thúc (bỏ trống nếu lớp học liên tục), sĩ số tối đa và lịch học theo tuần, ví dụ thứ 2, 4, 6 từ 18:00 đến 19:30. Crelapa dựa vào lịch tuần để tự sinh từng buổi học trên lịch, bạn không phải nhập tay từng ngày.

Phần quan trọng nhất là cách tính học phí. Mỗi lớp chọn một trong ba kiểu:

• Trọn khoá: một khoản cho cả khoá, hợp với lớp luyện thi có thời hạn.

• Theo tháng: mỗi tháng học viên còn theo học sinh ra một khoản, hợp với lớp tiếng Anh dài hạn.

• Theo gói buổi: ví dụ gói 8 buổi. Mỗi lần điểm danh trừ một buổi, gói gần hết thì khoản phí của gói tiếp theo tự sinh.

Sau đó bạn chọn học viên đóng tiền lúc nào:

• Ghi danh ngay, đóng phí theo hạn: duyệt xong là học viên vào lớp, học phí đến hạn theo cài đặt của bạn.

• Thanh toán xong mới ghi danh: duyệt chỉ để giữ chỗ, học viên vào lớp khi đóng khoản học phí đầu tiên.

• Đặt cọc trước để giữ chỗ: học viên vào lớp khi đóng cọc, tiền cọc được trừ vào khoản học phí đầu tiên.

• Học trước, thanh toán sau: lớp trọn khoá đóng vào ngày kết thúc khoá, lớp theo tháng đóng vào cuối mỗi tháng.

Mỗi lớp thu bằng VND hoặc USD. Cách này tiện cho trung tâm có lớp học với giáo viên nước ngoài và tính phí bằng đô.

2. Học viên tự đăng ký lớp học online trên website

Bạn thêm phần Đăng ký lớp học vào website trung tâm. Phần này lấy thẳng danh sách các lớp đang mở đăng ký, hiện đủ tên lớp, mô tả, lịch học, ngày khai giảng, học phí và số chỗ còn trống. Lớp đầy thì nút "Đăng ký" tự đổi thành "Vào danh sách chờ".

Học viên chọn lớp rồi điền họ tên, số điện thoại, email và ngày sinh. Học viên dưới 16 tuổi điền thêm thông tin phụ huynh. Form luôn có ô đồng ý cho trung tâm xử lý dữ liệu cá nhân và ô này không bao giờ được tích sẵn, nên trung tâm có bằng chứng đồng ý khi cần. Gửi xong, học viên nhận một mã đăng ký để đọc lại cho trung tâm khi cần tra cứu.

Chưa có website? Bạn có thể bắt đầu từ mẫu dành cho trung tâm đào tạo (tiếng Anh, luyện thi, yoga…), hoặc để AI của Crelapa dựng website từ một câu mô tả, rồi gắn tên miền riêng của trung tâm.

3. Duyệt đăng ký, tài khoản học viên tự gửi qua email

Mọi đăng ký mới nằm ở tab Đăng ký lớp trong trang quản lý. Với từng đăng ký, bạn chọn nhận vào lớp, đưa vào danh sách chờ hoặc từ chối. Nếu số điện thoại đã thuộc về một học viên của trung tâm, Crelapa gắn nhãn "Đã là học viên". Khi bạn duyệt, lớp mới được thêm vào đúng hồ sơ đó chứ không tạo hồ sơ trùng.

Bấm Nhận vào lớp, học viên được cấp mã riêng (ví dụ HV0012) và một tài khoản học viên. Tài khoản kèm mật khẩu tạm tự gửi qua email, học viên đổi mật khẩu ở lần đăng nhập đầu tiên. Lỡ thất lạc email thì bạn bấm Gửi lại tài khoản.

Ai đăng ký qua điện thoại hay tại quầy thì bạn thêm thẳng vào lớp trong trang quản lý.

4. Lịch học và điểm danh học viên từng buổi

Tab Lịch học gom mọi buổi của mọi lớp, xem theo tháng, tuần hoặc ngày và lọc được theo từng lớp. Mở một buổi, bạn thấy danh sách học viên và chọn trạng thái cho từng người: Có mặt, Đi muộn, Vắng hoặc Có phép. Với lớp đông, bấm Có mặt tất cả, sửa lại vài bạn vắng rồi Lưu điểm danh.

Nghỉ lễ thì huỷ buổi, giáo viên bận thì Dời buổi, cần học bù thì Thêm buổi bù. Những buổi bạn đã chỉnh tay vẫn được giữ nguyên khi bạn sửa lại lịch tuần của lớp.

Với lớp theo gói buổi, mỗi lần điểm danh tự trừ một buổi khỏi gói của học viên, bạn không phải ngồi đếm.

5. Quản lý học phí: biết ngay ai chưa đóng

Đây là phần nhiều chủ trung tâm cần nhất. Crelapa tự sinh khoản học phí cho từng học viên theo kiểu học phí của lớp: khoản trọn khoá khi vào lớp, khoản theo tháng vào mỗi kỳ, khoản theo gói khi gói cũ sắp hết. Hạn đóng theo cài đặt của bạn. Mặc định học phí tháng đến hạn vào ngày 10, học phí trọn khoá và gói buổi đến hạn sau 7 ngày.

Tab Học phí đến kỳ có sẵn một bảng tổng quan:

• Tỷ lệ thu: đã thu được bao nhiêu phần trăm số phải thu.

• Phải thu, Đã thu, Còn nợ, Quá hạn: bốn con số trả lời câu hỏi "tháng này thu đủ chưa".

• Biểu đồ học phí theo tháng: so phải thu với đã thu qua từng tháng.

• Danh sách khoản học phí: lọc theo sắp đến hạn, quá hạn, chưa đóng hoặc đã đóng.

Học viên đóng tiền mặt hay chuyển khoản thì bạn bấm Đã nhận. Học viên đóng một phần cũng ghi nhận được, phần còn lại vẫn hiện là còn nợ. Bạn cũng có thể giảm giá hoặc miễn phí cho từng khoản. Crelapa không thu tiền thay bạn: tiền vẫn về thẳng tài khoản của trung tâm, Crelapa chỉ ghi lại và theo dõi giúp bạn.

6. Sổ thu chi tự cập nhật

Mỗi lần bạn bấm "Đã nhận", một dòng thu học phí tự ghi vào tab Thu chi. Bạn chỉ cần nhập thêm các khoản chi như lương giáo viên, tiền thuê mặt bằng, tài liệu, marketing, điện nước là xem được lãi lỗ theo tháng. VND và USD thống kê riêng, không bị cộng lẫn vào nhau.

7. Trang học viên: học viên và phụ huynh tự tra cứu

Đăng nhập bằng tài khoản nhận qua email, học viên hoặc phụ huynh xem được lịch học sắp tới, các khoản học phí kèm hạn đóng và lịch sử điểm danh. Những câu như "tuần này con học hôm nào" hay "tháng này đóng bao nhiêu" giờ học viên tự tra được, bạn bớt hẳn tin nhắn phải trả lời.

Ai nên dùng tính năng quản lý trung tâm đào tạo này?

• Trung tâm ngoại ngữ, luyện thi IELTS, TOEIC

• Lớp năng khiếu cho trẻ em: vẽ, đàn, cờ vua, lập trình

• Phòng tập yoga, võ thuật bán theo gói buổi

• Gia sư, giáo viên tự mở lớp nhỏ

Điểm chung của họ: có lớp, có lịch, có học phí định kỳ, và đang phải quản lý bằng nhiều công cụ rời rạc.

Câu hỏi thường gặp

Tôi có cần biết lập trình không?

Không cần. Tạo lớp, duyệt đăng ký, điểm danh và ghi nhận học phí đều làm trong trang quản lý bằng vài cú bấm. Website thì dựng bằng kéo thả hoặc bằng AI.

Học viên có thanh toán học phí online trên website được không?

Hiện tại chưa. Học viên vẫn đóng tiền mặt hoặc chuyển khoản như trước, bạn bấm "Đã nhận" để ghi nhận.

Một học viên học nhiều lớp thì sao?

Được. Mỗi lớp có lịch, điểm danh và học phí riêng, còn học viên dùng một tài khoản duy nhất để xem tất cả các lớp mình đang học.

Lớp đầy rồi thì học viên mới đăng ký thế nào?

Họ vào danh sách chờ ngay trên website. Lớp có chỗ trống thì bạn duyệt người trong danh sách chờ vào lớp.

Bắt đầu quản lý trung tâm đào tạo trên Crelapa

Nếu trung tâm của bạn vẫn đang nhận đăng ký qua tin nhắn và ghi học phí vào sổ tay, hãy thử chuyển một lớp sang Crelapa trước. Chỉ sau một kỳ học phí, bạn sẽ thấy khác biệt.

Xem giải pháp cho trung tâm đào tạo hoặc tạo website cho trung tâm ngay hôm nay.