Đặt Lịch Khám Online Cho Phòng Khám: Bệnh Nhân Tự Chọn Giờ, Lễ Tân Xác Nhận Một Cú Bấm

Bệnh nhân nhắn Zalo hỏi "mai còn giờ khám không", lễ tân lật sổ, gọi lại xác nhận, rồi chép vào lịch giấy. Đến giờ khám, hai người cùng hẹn một ghế, còn một người khác thì quên luôn lịch hẹn. Phòng khám nha, da liễu, nhi hay phòng khám tư nào cũng từng gặp cảnh này.

Tính năng đặt lịch khám online của Crelapa đặt một form đặt lịch ngay trên website phòng khám. Bệnh nhân tự chọn khoa, dịch vụ và giờ còn trống. Lịch hẹn vào thẳng lịch của phòng khám, lễ tân xác nhận bằng một cú bấm và bệnh nhân nhận email xác nhận. Bài viết này đi qua từng phần, từ lúc bệnh nhân mở website đến lúc lịch hẹn hoàn thành.

Vì sao phòng khám cần đặt lịch khám online thay cho sổ hẹn

Sổ hẹn và tin nhắn vẫn dùng được khi phòng khám còn nhỏ. Khi có thêm bác sĩ, thêm khoa, thêm kênh quảng cáo, chúng bắt đầu làm rơi khách:

• Bệnh nhân không biết giờ nào còn trống: phải nhắn hỏi rồi chờ, nhiều người bỏ đi phòng khám khác.

• Trùng lịch, quá tải giờ cao điểm: sổ giấy không biết một khung giờ đã kín hay chưa.

• Ngoài giờ hành chính là mất khách: tối muộn bệnh nhân muốn đặt lịch thì không ai trả lời.

• Không biết khoa nào đông, dịch vụ nào mang lại doanh thu: số liệu nằm rải rác trong sổ và tin nhắn.

Crelapa xử lý bằng cách cho website và trang quản lý dùng chung một dữ liệu. Khoa, dịch vụ và giờ làm việc bạn cài trong trang quản lý quyết định giờ trống hiện trên website. Bệnh nhân đặt trên website thì lịch hẹn hiện ngay trên lịch của phòng khám.

1. Thiết lập khoa, dịch vụ và giờ làm việc

Bạn bật tính năng bằng cách chọn loại hình kinh doanh "Phòng khám" cho website. Sau đó vào tab Khoa & dịch vụ:

• Khoa: ví dụ Nhi khoa, Nội khoa, Răng hàm mặt, Da liễu. Mỗi khoa có màu riêng trên lịch, giờ làm việc riêng theo từng ngày trong tuần (chia được nhiều ca, như sáng 8:00–12:00 và chiều 13:30–17:00), độ dài khung giờ (ví dụ 30 phút) và sức chứa, tức số ca phục vụ song song trong một khung giờ.

• Dịch vụ: thuộc một khoa, có thời lượng ước tính, giá hiển thị cho khách (như "Từ 400.000đ") và giá tính doanh thu dùng cho thống kê.

Tab Cài đặt đặt lịch có thêm vài quy tắc chung: không nhận lịch sát giờ hơn bao nhiêu phút (mặc định 60 phút), bệnh nhân được đặt trước tối đa bao nhiêu ngày (mặc định 30 ngày), ngày nghỉ lễ, và có tự động xác nhận lịch hẹn từ website hay không.

2. Thêm form đặt lịch vào website bằng kéo thả

Trong trình chỉnh sửa, bạn kéo phần Đặt lịch hẹn vào bất kỳ trang nào: trang chủ, trang dịch vụ, trang bác sĩ. Bạn chọn khoa nào hiển thị (không chọn thì hiện tất cả khoa đang nhận lịch), số ngày hiển thị, có bật gợi ý giờ ít người hay không. Từng màn của form (bước 1, bước 2, thành công, thất bại) đều xem trước và sửa câu chữ được ngay trên canvas.

Chưa có website? Bạn có thể bắt đầu từ mẫu dành cho phòng khám (nha khoa, da liễu, tâm lý…) có sẵn phần dịch vụ, bác sĩ và cảm nhận bệnh nhân, hoặc để AI của Crelapa dựng website từ một câu mô tả.

3. Bệnh nhân đặt lịch khám online chỉ trong 2 bước

Form dài là lý do số một khiến bệnh nhân bỏ dở. Form đặt lịch của Crelapa chỉ có 2 bước:

• Bước 1, thông tin và khoa: họ tên, số điện thoại, email (không bắt buộc, dùng để nhận xác nhận) và chọn khoa. Bấm Tiếp tục là thông tin đã được lưu vào mục Khách hàng, nên dù bệnh nhân bỏ dở ở bước sau, lễ tân vẫn có số để gọi lại.

• Bước 2, dịch vụ, ngày và giờ: form chỉ hiện những giờ còn trống theo giờ làm việc và sức chứa của khoa. Dòng Giờ trống sớm nhất, ít người gợi ý sẵn vài khung giờ để bệnh nhân chọn nhanh và phòng khám đỡ dồn khách vào một giờ.

Đặt xong, bệnh nhân thấy ngay mã lịch hẹn (ví dụ K7F3QX) cùng khoa, dịch vụ và giờ khám, và nhận email "Đã nhận lịch" nếu có để lại email.

Form có sẵn ô đồng ý cho phòng khám xử lý thông tin đặt lịch, bao gồm thông tin liên quan đến sức khỏe. Ô này bắt buộc, không xoá được và không bao giờ được tích sẵn. Thời điểm đồng ý và phiên bản chính sách được lưu kèm từng lịch hẹn, giúp phòng khám chứng minh được sự đồng ý theo Nghị định 13/2023 khi cần. Bạn có thể dùng chính sách bảo mật riêng của phòng khám hoặc chính sách mặc định của Crelapa.

4. Quản lý lịch hẹn phòng khám trên một lịch duy nhất

Tab Lịch hẹn gom mọi lịch hẹn, xem theo tháng, tuần hoặc ngày và lọc theo khoa, theo trạng thái. Mỗi ngày có chỉ số Tải (phần trăm sức chứa đã kín) để bạn biết hôm nào, khoa nào sắp hết chỗ.

Mở một lịch hẹn, bạn thấy đủ thời gian, dịch vụ, khoa, số điện thoại, email và nguồn đặt (trên website hay phòng khám tạo). Trạng thái đi theo đúng một ca khám thực tế:

• Chờ xác nhận → bấm Xác nhận, bệnh nhân nhận email xác nhận.

• Đã xác nhận → đến giờ khám, bấm Khách đã đến hoặc Khách không đến.

• Đã đến → khám xong, bấm Hoàn thành.

• Cần huỷ thì bấm Huỷ lịch và ghi lý do, lý do được gửi kèm email cho bệnh nhân.

Bác sĩ có việc đột xuất thì dùng Dời lịch để chọn giờ mới. Bệnh nhân gọi điện đặt thì bạn bấm vào ô trống trên lịch để tạo lịch hẹn ngay giờ đó. Với lịch tự tạo, bạn vẫn có thể đặt vượt sức chứa khi cần chen một ca gấp.

Mỗi lịch hẹn lưu lại các email đã gửi (đã nhận lịch, xác nhận, huỷ lịch) kèm trạng thái gửi, và có nút Gửi lại xác nhận khi bệnh nhân báo chưa nhận được.

5. Hồ sơ khách hàng: biết bệnh nhân đến từ đâu

Mỗi lịch hẹn gắn với hồ sơ bệnh nhân trong mục Khách hàng. Ở đó lễ tân xem được các lần đặt lịch trước, thêm ghi chú (đã gọi, nhu cầu, hẹn tái khám…) và xem hành trình truy cập website của bệnh nhân trước khi đặt lịch. Kết hợp với dashboard truy cập và Google Analytics, bạn biết quảng cáo nào thật sự mang bệnh nhân đến.

6. Thống kê lịch hẹn và doanh thu theo khoa

Trang chi tiết của từng khoa cho bạn: tổng số lịch hẹn, số lịch hoàn thành và tỷ lệ hoàn thành, số lịch sắp tới, và doanh thu tính bằng số lịch hoàn thành nhân giá dịch vụ. Biểu đồ 12 tháng gần nhất cho thấy khoa đang tăng hay giảm, bảng theo dịch vụ cho thấy dịch vụ nào được đặt nhiều và mang lại nhiều tiền nhất. Đó là căn cứ để quyết định nên đẩy quảng cáo cho dịch vụ nào, hay khoa nào cần thêm bác sĩ.

Phòng khám nào nên dùng tính năng đặt lịch khám online này?

• Nha khoa, phòng khám da liễu, thẩm mỹ

• Phòng khám nhi, nội tổng quát, phòng khám đa khoa tư nhân

• Phòng tư vấn tâm lý, dinh dưỡng, vật lý trị liệu

• Phòng khám mắt, tai mũi họng, sản phụ khoa

Điểm chung: khách cần hẹn trước, mỗi khung giờ chỉ phục vụ được một số ca nhất định, và đang mất khách vì phải chờ phản hồi.

Câu hỏi thường gặp

Tôi có cần biết lập trình không?

Không cần. Cài khoa, dịch vụ, giờ làm việc và kéo form đặt lịch vào website đều làm bằng vài cú bấm.

Lịch hẹn có phải duyệt tay không?

Tuỳ bạn. Mặc định lịch hẹn từ website ở trạng thái "Chờ xác nhận" để lễ tân kiểm tra. Bật "Tự động xác nhận" trong Cài đặt đặt lịch thì lịch hẹn được xác nhận ngay, không cần duyệt.

Bệnh nhân nhận thông báo qua kênh nào?

Hiện tại qua email: khi phòng khám nhận lịch, khi xác nhận và khi huỷ lịch. Bệnh nhân không để lại email thì lễ tân liên hệ qua số điện thoại trong lịch hẹn.

Hai bệnh nhân có đặt trùng một giờ được không?

Chỉ khi khoa còn sức chứa. Ví dụ khoa có sức chứa 2 thì mỗi khung giờ nhận tối đa 2 lịch hẹn từ website. Khung giờ đã kín sẽ không hiện cho bệnh nhân chọn.

Bệnh nhân yêu cầu xoá dữ liệu thì làm thế nào?

Mở lịch hẹn và bấm Xoá lịch hẹn. Lịch hẹn và lịch sử gửi thông báo sẽ bị xoá vĩnh viễn.

Bắt đầu nhận đặt lịch khám online với Crelapa

Nếu phòng khám của bạn vẫn đang nhận lịch qua tin nhắn và ghi vào sổ, hãy thử thêm form đặt lịch cho một khoa trước. Chỉ sau vài tuần, bạn sẽ thấy số lịch hẹn ngoài giờ hành chính tăng lên và lễ tân bớt hẳn cuộc gọi hỏi giờ trống.

Xem giải pháp cho phòng khám hoặc tạo website cho phòng khám ngay hôm nay.